O diagrama de afinidades, também chamado de “método KJ”, ou “método LP” (language processing), é uma das sete novas ferramentas da qualidade, também chamadas de ferramentas gerenciais, de gestão ou de planejamento.
O diagrama de afinidades é uma ferramenta que tem como objetivo principal esclarecer o caráter, a forma e a dimensão ou extensão de problemas ao agrupar idéias e opiniões (em um método parecido com o brainstorming) de acordo com suas similaridades em situações onde não há a disponibilidade de dados estatísticos para a tomada de decisões.
Por se tratar de um método um pouco demorado o “diagrama de afinidades” não é recomendado para a análise de problemas simples e que exijam resolução rápida, apenas para problemas que apresentem um nível maior de complexidade.
Para a elaboração do “diagrama de afinidades” deve-se seguir sete etapas básicas:
- seleção do tema, ou a definição de qual problema ou assunto deverá ser abordado de forma genérica a fim de evitar o surgimento de pré concepções ou opiniões já formadas;
- reunião das informações verbais, aqui cada um dirá suas idéias, opiniões (brainstorming);
- transferência das informações para fichas, a fim de facilitar a visualização do que foi dito e a melhor organização das idéias. Estas devem ser escritas de forma clara e deve-se evitar o uso de frases vagas;
- separação das fichas e rotulagem das fichas, nestas etapas, após embaralhar as fichas, faz-se a separação das mesmas de acordo com suas “afinidades”. Cada participante deverá ler a ficha quantas vezes forem necessárias e as afinidades devem ser classificadas por “intuição”, ou seja, as fichas não devem ser agrupadas por conter palavras parecidas ou coisa assim. Depois, teremos grupos de fichas separadas por afinidades, que devem ser identificadas de forma a se tornar uma classificação ou rótulo para aquele grupo de fichas. Em seguida cada grupo deverá ser tratado com se fosse uma única ficha e devem ser estabelecidas relações entre eles;
- desenho do diagrama, é feito o desenho de um diagrama com o conteúdo das fichas separado pelos rótulos e as relações entre os grupos que podem ser representadas por setas;
- apresentação oral ou escrita, esta é a fase da exposição dos resultados e discussão.