Um Plano de Contingência é um documento institucional com a finalidade de fornecer orientações procedimentais quando da necessidade de mitigação de danos à imagem da organização. Planos dessa natureza são inicialmente desenvolvidos através da identificação de possíveis agravos ao fluxo normal dos negócios, logo então, é dado o desdobramento de estratégias que permitam suplantar tais agravos dando assim seguimento às suas atividades habituais.
A Companhia de Informática do Paraná – CELEPAR, em seu Guia de Elaboração de Plano de Contingência, caracteriza este como sendo:
Um documento onde estão definidas as responsabilidades estabelecidas em uma organização, para atender a uma emergência e também contêm informações detalhadas sobre as características da área ou sistemas envolvidos. É um documento desenvolvido com o intuito de treinar, organizar, orientar, facilitar, agilizar e uniformizar as ações necessárias às respostas de controle e combate às ocorrências anormais.
As empresas capitalistas não são as únicas entidades a desenvolverem Planos de Contingência. Os governos em suas três esferas, bem como as organizações sem fins lucrativos, comumente conhecidas como ONGs, são susceptíveis de criar planos de contingência que podem ser implementados sempre que as circunstâncias exigirem e do modo que as circunstâncias demandarem.
O processo de desenvolvimento de um plano de contingência eficaz pode ser dividido em seis etapas fundamentais:
- Identificação de suas necessidades;
- Avaliação de seu impacto;
- Seleção de medidas e controles adequados;
- Desenvolvimento de estratégias de recuperação;
- A construção do plano; e
- Os testes e treinamentos.
Ainda, o Plano de Contingência contém informações divididas, de modo geral, em duas partes. A primeira parte contém informações estáticas do plano, elementos que se mantém constantes, logo, que não se sujeitam à revisões frequentes. Consecutivamente, a segunda parte contêm as informações dinâmicas, ou seja, informações que devem ser periodicamente estudadas e testadas a fim de garantir que o plano seja sempre viável e, principalmente, que esteja em constante estado de prontidão. Esta segunda parte é geralmente chamada de Plano de Ação.
Contudo, independente de sua estrutura e complexidade, os gestores de negócios e executivos responsáveis devem ser capazes de identificar os pontos cruciais onde qualquer tipo de dano ou interrupção resulte em perdas financeiras e/ou operacional para a organização, pois toda e qualquer organização forte e promissora deve ter a capacidade de sustentar sua missão independente de recorrência e de quais sejam os intemperes ambientais de seu campo de atuação.
Saiba mais: planos de contingência com Flávio Raimundo.
Referências CELEPAR Informática do Paraná. Guia para Elaboração de Plano de Contingência: Metodologia CELEPAR, 2009. WATKINS, John. Justifying the contingency plan. Disaster Recovery Journal. Disponível em < http://www.drj.com/new2dr/w2_011.htm>.