A Gestão Documental tem por objetivo administrar documentos durante as seguintes fases: corrente (primeira) e intermediária (segunda idade). Também conhecida como Gestão de Documentos, é uma solução encontrada para consultar e organizar documentos em formato eletrônico, nos quais residem informações documentais que são trocadas entre os que utilizam a aplicação. Dentro de uma organização, a importância da Gestão Documental é permitir a partilha de documentos. Desta forma, gera benefícios e simplifica os processos de negócio da companhia.
Além de ocasionar a partilha de informações entre os usuários e facilitar processos, a Gestão Documental pode se integrar a outras soluções como e-mails, fax e digitalização. Assim, permite a gestão de todos a informação não estruturada que é relevante para a organização ou empresa.
Gestão Documental aplicada nas organizações
Dentro deste processo existem diversas fases de funcionamento dentro de uma companhia. Primeiro um documento é recebido e passa pela fase da desmaterialização, na qual será digitado e passará do formato de papel para o formato eletrônico. Depois disso, todos os documentos, já desmaterializados e em formato eletrônico, passam por um processo de classificação. Na terceira fase são definidos os diversos estágio do ciclo de vida dos documentos (publicação, aprovação, encaminhamento, reencaminhamento e destruição. Por fim, o usuário tem a possibilidade de localizar o arquivo por meio de um sistema de busca, isto serve para eventuais edições, atualizações ou pesquisas.
Benefícios da Gestão Documental (Gestão de Documentos)
Com o contínuo avanço da tecnologia, que aumenta o fluxo de dados na internet e em sistemas internos, as empresas investem cada dia mais na Gestão de Documentos. A maioria consegue um retorno elevado pois conseguem a redução de documentos em papel, padronizam processos e ganham em rapidez e produtividade, facilitam a implantação de normas de qualidade e ganham espaço físico dentro da instituição.
Segundo matéria do portal administradores.com.br, “administrar e gerenciar documentos, a partir de conceitos da Gestão Documental, proporciona às empresas privadas e entidades públicas maior controle sobre as informações que produzem e recebem”.
Além destes benefícios, as organizações aprimoram o processo de pesquisa da informação contida nos documentos, o que facilita as tomadas de decisão. No quesito segurança, podem contar com um backup de recuperação da informação caso ocorra algum acidente no espaço físico da companhia. O sistema de Gestão Documental também possui mecanismo de segurança que criam graus hierárquicos dentro do sistema, restringindo possibilidade de acesso a dados importantes ou confidenciais.
Fontes: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/GESTAO_DOCUMENTAL_APLICADA_Ieda.pdf http://laplace.dcc.ufmg.br/npdi/uploads/c0a80a68-13b3-fe78.pdf http://www.administradores.com.br/informe-se/informativo/gestao-de-documentos-como-ferramenta-estrategica-de-negocios/13364/ http://www.arquivar.com.br/